Zálohová, nebo také pro forma či „proforma“ faktura – ať už se rozhodnete pro kterýkoli z názvů, otázka zůstává stejná: o co přesně jde? Kdy a proč ji mohu potřebovat? A jak by měla vypadat? Odpověděli jsme na nejčastější dotazy ohledně zálohových faktur, abyste se mohli posunout zase o krok dále v profesionálním podnikání.
Co je zálohová (pro forma) faktura?
Pro forma znamená doslova „pro formu“. Takový faktura tedy vzniká čistě kvůli formálnímu hledisku a většinou se používá v případě uplatnění nároku na zálohu od odběratele. Na rozdíl od běžné faktury není daňovým dokladem, příjemce není povinen na jejím základě uhradit uvedenou částku a prodejce nemá právo částku vyžadovat.
Zálohová faktura je v podstatě potvrzení objednávky i s detaily, na kterých se shodli obě strany. Přesto se ale jedná o závazný dokument – i když finální cena či část objednávky se ještě může změnit.
Kdy potřebuju zálohovou fakturu?
Řekněme, že například posíláte zboží přes hranice, ale z nějakého důvodu ještě není k dispozici finální faktura. Nebo je zboží pro příjemce zdarma – což by se stalo např. v případě výměny zboží. Anebo třeba jen chcete udělat radost zahraničnímu obchodnímu partnerovi a pošlete mu dárek či vzorky produktu zdarma.
V takových případech by mohlo být nutné vystavit pro forma fakturu s cenou zásilky pro celní úřad – i když většinou bude úřad spíše požadovat vyplnění určitého formuláře. Zálohová faktura může sloužit také jako náhrada cenové nabídky, ale o tom později.
Mezinárodní obchod s pro forma fakturou
Pokud budete potřebovat příklad zálohové faktury, je velmi pravděpodobné, že pracujete i v zahraničí. Což je skvělé! Ale cla, formuláře, daně, poštovné a vlastně i komunikace celkově mohou být poměrně náročné. Věřte mi, mám s tím zkušenosti. A proto jsme také vytvořili zistemo – aby pro vás mohlo být mezinárodní podnikání co nejjednodušší. Víte, že zistemo umí počítat ve všech známých měnách a mluví bezpočtem jazyků? Euro, americký dolar, rubly – stačí si vybrat jazyk a měnu, které zrovna potřebujete a pro forma faktura se vytvoří v perfektní ruštině, polštině nebo třeba němčině, na základně měnového kurzu, který si nastavíte. Chcete vědět víc? Přečtěte si o mezinárodním podnikání s zistemo.
Jednoduché cenové nabídky se zálohovými fakturami
V určitých případech se cenové nabídky či odhady (nebo také kalkulace) odesílají ve formě zálohových faktur. Zatímco samostatný doklad cenové nabídky slouží spíše jako forma obchodního dopisu, zálohová faktura může fungovat jako ideální základ pro jednání mezi prodejcem a kupujícím.
Formální požadavky obou dokumentů se v podstatě shodují – je nutné uvést adresu, kontakty, částku a odpovídající data. zistemo má vaše cenové odhady hotové během několika málo vteřin. Ale – jako je to s každou cenovou nabídkou – nejobtížnější část vždy bude určit co nejpřesněji cenu produktu. Na kolik si ceníte svou práci? A jak si stojíte v porovnání s konkurencí? Pokud si chcete přečíst více o tom, jak vytvořit perfektní cenový odhad, klikněte zde.
Nejlepší vzory a šablony zálohové faktury
A jak by tedy měla pro forma faktura vypadat? V podstatě stačí splnit stejné požadavky jako má tvorba klasické faktury. Měla by tedy obsahovat vaše jméno a adresu, stejně tak kontaktní údaje kupujícího, detailní přehled poskytnutého zboží a služeb, jejich cenu a datum dodání zboží/vykonání služby. Zálohová faktura by zároveň měla mít přidělené ještě identifikační číslo a také, což je velmi důležité, datum vystavení zálohové faktury. Poté ještě celková částka, celková momentálně požadovaná částka, DPH (nemusí být rozepsáno) a máte hotovo. Ne moment, ještě nezapomeňte uvést, že se jedná pouze o zálohovou fakturu. Velkým tučným písmem, nejlépe hned v záhlaví.
Pro forma fakturace s zistemo
Abychom vám co nejvíce usnadnili odesílání zálohových faktur, vytvořili jsme funkční pracovní prostředí, ve kterém vám stačí vytvořit fakturu, odeslat ji jako „Návrh“ a zbytek už uděláme za vás: profesionální zálohová faktura na dosah ruky. Bez stresu, bez starostí. Je to jednoduché. Každá faktura, kterou vytvoříte, je nejdříve uložená jako návrh. Pokud ji jako návrh i odešlete, automaticky bude odeslána jako zálohová faktura. Fakturu můžete aktivovat jedním kliknutím, převede se tak do formy klasické faktury, a vy se můžete už jen klidně čekat, až dostanete zaplaceno.
Pro forma účetnictví
Pro forma účetnictví může být velmi užitečným nástrojem zejména pro samostatné podnikatele či menší podniky. Umožňuje plánovat finance více dopřed a je navíc velmi jednoduché: S pro forma účetnictvím máte pod kontrolou své příjmy i výdaje určitého časového rozmezí. Vezměte například vaše odhadované příjmy v příštím měsíci – tak, že vytvoříte návrhy faktur – a pak přidejte plánované výdaje. A najednou máte k dispozici budoucí rozpočet, a nemusíte se tak budoucnosti svého podnikání nijak obávat.
Když už jste teď odborníkem na zálohovou fakturaci, doufám, že vám bude jen a jen k užitku. A přidávám ještě drobné varování – vaše nově nabyté znalosti ohledně faktur jsou vlastně také pro forma. A proto je tu zistemo, kde stačí jedno kliknutí a myšlenka může být realitou.
Hodně štěstí, mějte se dobře …a dostávejte zaplaceno snadněji než dříve!
S pozdravem, zistemo
