Jednou z věcí, které pomůžou vaší společnosti vyčnívat mezi ostatními, jsou dokonalé faktury. Profesionální podnikatelské vystupování závisí nejen na pečlivé správě vaší společnosti, ale hlavně na tom, jak společnost vnímá okolí.
Ať už jste vytvořili tisíce faktur, nebo zrovna pracujete na své první – Blahopřejeme. Za vaši práci si zasloužíte dostat zaplaceno. Ale víte, jak vytvořit tu nejlepší možnou fakturu? Fakturu, která zároveň odpovídá náležitým právním nařízením?
Začneme od základů. Zdají se sice zřejmé, ale nevěřili byste, co všechno už jsem viděla. Faktura, nebo i jakákoli jiná úřední korespondence, musí mít náležitou hlavičku s vaším jménem (nebo jménem vaší firmy), vaší adresou, případně i s logem společnosti (prosím, nesnažte se ale zbytečně tvořit na poslední chvíli pestré, zářivé logo ve Wordu… ale o tom vám povím někdy příště). Držme se tématu – vaše faktura musí obsahovat následující:
- vaši adresu
- adresu klienta
- datum vystavení faktury
- správné číslo, navazující na předešlou fakturu
- položky – výpis všech produktů a služeb
- detaily platby, tzn. PayPal, číslo účtu apod.
- datum splatnosti
A co dalšího musí vaše faktura obsahovat, aby odpovídala i zákonu? Právní stránka faktury závisí na tom, odkud pracujete.
USA
Spojené státy nemají příliš náročný právní systém, co se týče faktur podnikatelů na volné noze – ale dejte si pozor, váš klient je povinen podat roční výkaz plateb na finanční úřad (ISN – Internal Revenue Service), který vás posléze kontaktuje, abyste vyplnili formulář. Jestli vám mohu poradit, nepoužívejte na fakturách vaše číslo sociálního zabezpečení (SSN – Social Security number; identifikační číslo pro účely daní a sociálního zabezpečení), protože nikdy nevíte, kam až může dostat a kdo ji může vidět. Váš klient nicméně číslo později potřebovat bude, aby mohl správně podat výkaz plateb.
Velká Británie
Ve Spojeném království musí být slovo „faktura“ jasně uvedeno přímo na dokumentu. Zároveň musí obsahovat následující:
- identifikační číslo (IČO)
- jméno (vaše, nebo vaší společnosti), adresu a kontaktní informace
- jméno a adresu společnosti vašeho klienta
- detailní výpis položek
- datum uskutečnění zdanitelného plnění (datum poskytnutí zboží/služeb)
- datum vystavení faktury
- cena zboží/služeb
- celková hodnota DPH (pokud je nutné zboží/služby danit)
- celková částka k platbě
Jako živnostníci jste povinni zahrnout také:
- Vaše jméno, či jméno podniku, které používáte
- adresu, kam mohou být doručeny právní dokumenty (pokud používáte jméno podniku)
Švýcarsko, Rakousko, Německo
Německy mluvící země (Švýcarsko, Rakousko a Německo) mají stejné požadavky na vzhled faktury jako Velká Británie, kromě toho, že není třeba na dokumentu přímo uvádět „faktura“. Pokud fakturující strana není plátcem DPH (což není většina podnikatelů na volné noze), je nutné uvést tuto informaci na fakturu (Německo: „Kein Ausweis von USt gem. § 19 Abs. 1 UStG“, Rakousko: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“).
Česká republika
Česká faktura se podobá té britské – musí obsahovat stejné položky a označení „faktura“. Kromě toho musí také obsahovat datum splatnosti, bankovní spojení, daňové identifikační číslo (DIČ) a také případnou informaci, že fakturující strana není plátcem DPH. Na faktuře by mělo zároveň být uvedeno, kde je subjekt – tedy vy, nebo vaše společnost – registrován (např. adresa odpovídajícího živnostenského úřadu apod.).
E-faktura
Faktura budoucností, a vlastně i faktura dnešní doby je obvykle v elektronické formě. E-faktury a další formy elektronických účtů nahrazují klasický papírový systém, většina z nás posílá faktury přes e-mail jako přílohy v pdf. Dříve bylo nutné, aby tyto elektronické dokumenty obsahovaly elektronický podpis, který dokládal, že s jejich obsahem nebylo později nijak manipulováno. Tento podpis už dnes není právní povinností. V případě používání elektronických faktur se v dnešní době ale doporučuje dokument vytisknout, orazítkovat/podepsat a založit pro případ potřeby – tak můžete být klidní i v případě, že jste vůči e-fakturám spíše skeptičtí.
Nepsané pravidlo – design
Pro design faktury samozřejmě neexistuje žádný právní podklad, ale i tak je grafický vzhled faktury velmi důležitý a spolu s ním i psané poděkování klientovi či jen jednoduchý pozdrav. Můžete tak udělat fakturu o něco zábavnější. A svět o něco lepší. Pokud se rozhodnete svěřit mi tvorby vašich faktur, dám vám například na výběr z rozličných designů. Můžete si samozřejmě nahrát také vlastní logo a zároveň budete mít k dispozici dostatek místa na osobní zprávu, či oslovení klienta.
Doufám, že vám tenhle článek pomohl a děkuji vám za pozornost, kterou jste mu věnovali!
S pozdravem,
MoneyPenny
