Mít data v bezpečí je důležité pro každého – obzvlášť v dnešní době narušování soukromí, ransomware a hackerských útoků.

Jak zabezpečená jsou vaše podnikatelská data?

Zkuste náš kvíz!

Foto od: Amy Walters / stock.adobe.com

Otázka: Kam si ukládáte kontaktní údaje klientů?

1. Výborná otázka! Moje asistentka bude určitě znát odpověď, ozve se vám co nejdříve. Jak se s vámi může spojit?
2. Kontaktní údaje klientů? Jsem podnikatel na volné noze, ne sběratel. Pokud ode mě někdo něco potřebuje, může mě zkontaktovat pomocí formuláře na mém webu.
3. Ale no tak, je přece rok 2017. Mám všechny kontakty v adresáři ve svém chytrém telefonu. Můžu si je případně dokonce synchronizovat s počítačem.
4. Kontaktní údaje mých klientů jsou v bezpečí: Všechny je mám uložené v excelové tabulce na svém pracovním počítači. Navíc každý měsíc provádíme zálohy.

Řešení: Ochraňujte soukromí vašich klientů!

Jaké je vaše nejdůležitější jmění? Ani čas, ani peníze – ale vaši klienti. Nezáleží na tom, jestli podnikáte ve velkém, nebo jen sem tam něco na volné noze, nezáleží ani na tom, jak moc se své práci věnujete a jak v ní vynikáte: Bez nakupujících lidí by vaše podnikání mělo velmi rychlý konec.

Kvalitní péče o zákazníky je důležitá. A k tomu potřebujete informace. Od jmen a adres až po platební metody či preference: Ať už jde o cokoliv, musíte chránit jejich soukromí. Ujistěte se, že víte, co se děje s údaji, které vaši zákazníci zadávají do formulářů – a jak probíhají platby.

V ideálním případě byste měli mít spolehlivým systém pro správu zákaznického servisu, se soukromým úložištěm v cloudu. Aby byla vaše důležitá data v bezpečí a zároveň dostupná kdykoliv je zrovna potřebujete.

O: Kde máte uložené faktury a účtenky?

1. Děkujeme za váš dotaz. Kontaktujte prosím účetní oddělení – počkat – jaké že to mají telefonní číslo?
2. Upřímně řečeno, účetnictví mě dost děsí! Čísla, daně, zpožděné platby… jak to lidi zvládají? No, nicméně, co že to bylo za otázku?
3. Kdo si v dnešní době schovává faktury? Používám aplikaci, která to za mě dělá automaticky. Kam je ale ukládá, to netuším.
4. Všechny faktury mám na stole v práci a také na externím harddisku. Jak už bylo řečeno, jednou měsíčně zálohujeme. Navíc je všechny tiskneme a uchováváme v archivu. Jistota je jistota.

Ř: Používejte pro své faktury a výdaje bezpečné úložiště!

Udržujte si ve svých fakturách přehled! Pokud podnikáte – je jedno jestli ve velkém, nebo ne – musíte mít v číslech pořádek. Tištění a archivování faktur je sice velmi oblíbeným (a někdy i právně nutným) postupem, ale už ne tolik efektivním.

Účetní software je skvělý pro zaznamenávání vašich dat. Ale jedna otázka pořád zbývá: kde budou vaše data v bezpečí? S odpovědí vám pomůže spolehlivý a profesionální účetní systém v cloudu. Zálohy, bezpečí a dostupnost – a navíc, vaše data jsou vždy aktuální.

O: Co děláte s údaji o naměřeném času?

1. Měření času? Aha, samozřejmě, mám celkem jistotu, že si naše týmy měří odpracovaný čas. Jak to ale dělají, to nevím. Na to se musíte zeptat Shelly z personálního, ta to bude vědět.
2. No, dobře, přiznávám… Vím, že čas by se měl zaznamenávat, ale, mmm, víte, jak to chodí… někdy si vzpomenu, někdy ne.
3. Notak, je rok 2017! Někdo ještě sleduje odpracovaný čas? Já svým lidem absolutně důvěřuji – a navíc jim platím za výsledky, ne za čas.
4. Investovali jsme do takového speciálního systému, který funguje výborně. Ale byl tedy dost drahý… a taky mám na svém počítači své excelové tabulky, samozřejmě.

Ř: Udržujte si v tom odpracovaném čase přehled!

Foto od: tashatuvango / stock.adobe.com

Ať už jste samotný podnikatel na volné noze, rozjíždíte malý startup, nebo stojíte v čele velké firmy: Udržujte si přehled o čase. Informace o tom, jak vy a vaše týmy zachází s časem, vám pomohou zvýšit výkonnost a ušetřit peníze. A co s daty získanými měřením?

V dobrém systému sledování času primárně nejde o kontrolu zaměstnanců na způsob Velkého bratra ani o měsíční pracovní výkazy. Chytré sledování času vašim zaměstnancům (a vám) hlavně umožní rozumně přistupovat ke zlepšování vaší výkonnosti.

Když víte kolik času je vynaloženo na co a, konečně, za čí peníze, můžete věci lépe předvídat – a lépe se ohledně svého podnikání rozhodovat. Mějte ale pořád na paměti, že naměřená data jsou soukromá!

O: Kdo má přístup k vašim podnikatelským datům?

1. No, já jsem šéf, takže vím o všem, co se zrovna děje. Kdo další? To nevím jistě. Počkejte, seženu vám sekretářku.
2. Dobrá otázka. Jedu na vlastní pěst, takže mám přístup k datům jen já. Tedy možná kromě kamaráda Marka, ten dělal web. A Petra, který mi před časem dělal účetnictví. Nevím vůbec, co teď vlastně dělají.
3. Já a můj tým společně používáme extra bezpečné nastavení našich chytrých telefonů – otisk prstu. Moderní doba… je to opravdu ohromné! Už jsem na těch všech aplikacích regulérně závislý.
4. Náš systém střídajících se hesel je úžasný. Funguje tak dobře, že si někdy nepamatuju heslo dokonce ani já. Ale to není problém, mám je všechna sepsaná. Aby je mohli používat taky moji zaměstnanci.

Ř: Používejte systém kontroly přístupu!

Foto od: vege / stock.adobe.com

V informacích je síla – a je velice důležité kontrolovat přístup k informacím o vašem podnikání. Především: Neprozrazujte svá hesla nikomu (a nezapisujte si je). Důkladně si promyslete, jaké aplikace si nainstalujete do telefonu – a k čemu jim povolíte přístup. Určete si, jaká data jsou ve vašem podnikání nejcitlivější – a kdo by měl mát možnost se k nim dostat. A hlavně, používejte podnikatelský program, který vám nabídne možnosti kontroly přístupu.

Pro dočasné zaměstnance vytvářejte dočasné účty, pro ty nejdůvěryhodnější lidi rozšiřte přístupnost. A nezapomínejte rušit účty v případě, že někdo odejde z vaší společnosti.

O: V neposlední řadě: Jak často aktualizujete systém?

1. Jaký systém myslíte? Moment, napíšu Martině z IT, ta už bude vědět.
2. D*****í aktualizace. Nenávidím, když zrovna něco dělám a počítač se chce restartovat. Skoro nikdy je nedělám.
3. Přesně proto miluji svůj chytrý telefon! Nemusím nic dělat, telefon si udělá sám, co je potřeba. Vůbec nevím, jak často aktualizace probíhají…
4. Momentálně nemůže provádět aktualizace kvůli časovači – prý by s tou novou verzí nefungoval. Proč taky něco měnit pořád, ne?

Ř: Pravidelně aktualizujte!

Prosím. VŽDYCKY instalujte aktualizace. Ujistěte se, že používáte aktuální verze softwaru a aplikací. Podívejte se na to takhle: Vyměnili byste zámek na svém autě, kdyby o něm bylo jasné, že je chybový? Ano, vyměnili. Aktualizace na počítači často slouží jako oprava programových chyb či mezer v zabezpečení. Přesto – zkontrolujte si před aktualizací, že máte vše uloženo. A pokud se chcete vyhnout potížím, zkuste profesionální program na cloudu, který se postará o všechny aktualizace a zálohy. Jako například zistemo.

Zabezpečení podnikatelských dat je důležité i pro nás.

Abychom vám usnadnili život, integrovali jsme všechny vaše úkony do jedné aplikace – od fakturace až po sledování času a detaily platby. S absolutním přehledem o přístupu, business intelligence a zálohami.

S naším řešením na cloudu jsou všechna data vašeho podnikání uložena na jednom místě – vysoce zabezpečených serverech ve Švýcarsku, s použitím bezpečnostních standardů švýcarských bank.

Zní to až moc pohádkově? Vyzkoušejte si to sami! Zdarma – a zcela bez závazků.

S pozdravem, zistemo