Dobré ráno, týme! Nebo mám raději říct dobrou noc? Práce napříč časovými zónami už je v dnešní době běžnou praxí. Váš vývojář pracuje z Maďarska, obchodní expert z Londýna a účetní z Mnichova. Mezinárodní, tudíž v podstatě virtuální týmy jsou stále častější. Virtuální týmy by mohly být dokonce budoucností podnikání. Nicméně řídit virtuální tým není nic jednoduchého. Až na jednu věc se kompletně liší od klasického vedení týmu.
Spolupráce, nebo týmová práce?
Co přesně je tým? A co týmová práce? Úplně vidím, jak teď zvedáte obočí. Co je to za otázku! Kdo na světě neví, co je týmová práce? Možná vás překvapí (anebo ne), že si lidé otázku „Co je týmová práce“ i googlí. Takže, prosím, snižte obočí zpátky, uvolněte obličej a zamyslete se ještě jednou. Opravdu a hluboce. Co definuje tým? Obvykle znamená týmová práce spolupráci na stejném projektu, hře, nebo třeba úkolu. Ať už je úspěšný, či ne, efektivní, či ne, tým je tým – a týmová práce v podstatě znamená společnou práci.
Bývalo tomu tak, že společná práce znamenala zároveň práci v jedné, společné místnosti – sdílení fyzického a geografického prostoru, výměnu nápadů a vytváření plánů. V dnešní době znamená „společná práce“ něco zcela jiného, hlubšího. Řeknu vám to takhle: Určitě už jste slyšeli o prostorech pro spolupráci, kde freelanceři a start-upy sdílí prostor i stoly, aby ušetřili na nájmu. Spolupracovníci sdílí fyzický pracovní prostor, někdy navíc velmi malý. Ale obvykle vůbec nespolupracují. A proto jim říkáme místa spolupráce, ne týmové práce. Takže mi teď řekněte, pracují spolupracovníci spolu? Jako tým? Ne, obvykle ne. A proč? Protože nesdílí stejný cíl. A to je právě to, co dělá tým týmem.
Efektivní virtuální týmová práce
Pracovat dohromady jako tým je jedna věc. Pracovat jako virtuální tým je ovšem už něco jiného. A pracovat efektivně jako virtuální tým o to víc. Neefektivní týmová práce je v podstatě jen spolupráce: práce vedle sebe, ale bez stejného cíle. Což není samozřejmě špatná věc, ale obvykle to není něco, co chcete od svého týmu. A už VŮBEC ne od svého virtuálního týmu. Protože virtuální podmínky zcela znemožňují společnou práci v případě, že chybí i společný cíl.
Pravidlo č. 1 pro úspěšné řízení virtuálního týmu: Vytvářejte sdílené cíle.
Členové vašeho virtuálního týmu nemají stůl, který by mohli sdílet, či kávovar, u kterého by se mohli potkat. Nemají mezi sebou žádné spojení – kromě toho, že pracují pro vás. Většinu času pracují na svých vlastních úkolech, často bez jakéhokoliv přehledu o úkolech ostatních. Takže, prosím: Mluvte o svých cílech. Jasně určete projekty a úkoly. A vždy se ujistěte, že všichni ví, na čem tým pracuje. Společně. (Například použitím chytrého sledování týmu…)
Jak řídit virtuální týmy
Vedení virtuálního týmu by mohlo být tak snadné: zadáte úkoly správným lidem, oni na nich pracují, a když jsou hotovi, dají vám vědět. Žádné dlouhé meetingy, žádné skryté (nebo ne zas tak moc skryté) napětí mezi zaměstnanci, žádné osobní problémy, které musíte řešit, když pracujete s lidmi. Ale počkat! Přestože je váš tým „virtuální“, stále pracujete s živými lidmi. Takže mohou být někdy nemocní, někdy v depresi, někdy jen dotčení, protože úkol, který chtěli, dostal přidělený někdo jiný.
Pravidlo č.2 pro úspěšné řízení virtuálního týmu: Nezapomínejte, že pracujete s opravdovými lidmi!
A coby opravdoví lidé mají také své výhody. Odhodlání, empatii, smysl pro humor. Abyste mohli vytvořit efektivní virtuální pracovní prostředí, potřebuje váš tým prostor, kde se může vyjadřovat. Například zavolat si přes Skype a řešit věci, které se až tak netýkají společné práce. Moci sdílet své osobní záležitosti online, aniž by je u toho někdo pozoroval. A ano, také postěžovat si na něco, nebo na někoho, a pak společně najít řešení jejich problému.
Tým napříč státy
Práce napříč státy má své stinné stránky – rozdílné časové zóny jsou asi tou nejvíce zřejmou. Pracovní den „od 9 do 5“ už je v podstatě zastaralý, s virtuálním týmem navíc není ani realizovatelný. Rozhovor z očí do očí je nemožný, a dokonce naplánovat Skype konferenci může být obtížné. Co s tím?
Pravidlo č.3 pro úspěšné řízení virtuálního týmu: Používejte jeden (a pouze jeden!) nástroj pro komunikaci
Nejprve si zorganizujte komunikaci vašeho týmu. Vyberte si jeden jediný komunikační kanál pro celý tým. A ne, nemyslím tím e-mail – ve skutečnosti e-mail přestává zcela používat množství úspěšných mezinárodních týmů. Jako náhradu používají chytré nástroje (jako např. Slack), které archivují a organizují vaše diskuse, zavírají a otevírají je podle toho, jak se to vám a vašemu týmu nejlépe hodí. Používání jednoho jediného kanálu vám tak vytvoří prostor virtuální kanceláře, který potřebujete.
Proč potřebují virtuální týmy cloud computing
Virtuální týmová práce je bez cloudu prakticky nemožná. Protože práce v cloudu vám umožňuje vytvořit sdílené prostředí, v podstatě virtuální kancelář, kde je všechno pohromadě. Komunikace, plánování projektů, finance a rozpočty, dokonce i sledování času a business intelligence: pokud je to vše na cloudu, jsou informace dostupné všem členům týmu, a to kdykoliv.
Pravidlo č.4 pro úspěšné řízení virtuálního týmu: používejte chytrý cloudový software
Řekněme, že jste například grafik v Amsterodamu a potřebujete od účetního z Honolulu nějaká čísla, abyste mohli vytvořit (velmi detailní) grafy pro vašeho vedoucího v Londýně. Bez cloudu by bylo virtuální (e-mailové) domlouvání nekonečné. S chytrým cloudovým řešením mají všichni přístup k těm správným složkám kdykoliv potřebují, včetně možnosti změn a aktualizovaných verzí.
Budoucnost týmů je virtuální
Pokud se dá věřit expertům, budoucnosti práce bude virtuální. A bude tedy potřebovat i nový přístup zaměstnavatelů. Jediné, co vlastně zůstává stejná v jakémkoliv týmu, jsou opravdoví lidé, kteří pracují společně.
Velké tajemství o úspěšném řízení virtuálního týmu: Virtuální týmová práce je opravdová týmová práce!
Virtuální týmy možná sice sdílí virtuální pracovní prostředí, ale jsou to týmy v pravém slova smyslu. To je to velké tajemství vedení virtuálního týmu: virtuální spolupráce je opravdová spolupráce! A jedině pokud jednáte s vaši virtuální pracovní silou jako s opravdovými lidmi, kterými jsou, může se dostavit to pravé kouzlo práce směrem ke společnému cíli, jinak známému jako týmová práce.
S pozdravem všem opravdovým týmům,
MoneyPenny
