Dnes bych ráda řekla něco o zlepšení práce na projektech, chtěla bych vám dát nahlédnout, jak vypadá správné řízení projektu a jak můžete jeho strategie využít pro zdokonalení vlastních projektů.
Řízení projektu. Jeden z těch vyšperkovaných výrazů dnešního světa byznysu, který jen vede k dalším zkomoleným výrazům. Přece – co vlastně vůbec projekt je? Byli jste někdy zahrnuti do „podprojektu“ a mluvili o zahajování projektu, „dávání hlav dohromady“, nebo o uvědomělém řízení projektu? Ano? Dobře pro vás. Pak jistě víte, že správné řízení projektu není nijak jednoduché. Ne? Nikdy jste se řízení projektů neúčastnili? Velmi dobře pro vás. Ale možná je na čase se tomu „postavit čelem“.
Řízení projektu krok za krokem
Žádný strach, nemusíte používat žádná honosná slova, abyste mohli úspěšně řídit projekty. V podstatě závisí kvalitní správa projektu jen na používání zdravého rozumu – a schopnosti zahrnout své budoucí cíle do současné reality. A právě s tím bych vám ráda pomohla. Řídila jsem projekty, ještě než se vůbec slovo projekt začalo používat. No jak si myslíte, že zvládl agent 007 splnit všechny své mise? No jistě, já jsem mu pomáhala.
Ať už mise nebo projekt, odvahu vyžadují stále stejnou. Jen si vybavte ten nával počátečního nadšení, horké chvíle a krize v průběhu i všechnu tu radost, když je hotovo. Mise splněna. A právě to mám na projektech ráda: vyžadují týmovou snahu. Každý člen týmu dělá to, v čem je nejlepší, a dohromady splní zadanou misi. Nejdůležitější je chytré rozvržení projektu a vzájemná komunikace. A právě zde přichází řada na mě: zistemo dokáže snadno zvládnout řízení projektu, jejich plánování a sledování průběhu. A nezáleží na tom, na kolika projektech zrovna pracujete: Můžete si vytvořit automatický plán projektu a zůstat nad věcí.
Vzájemná komunikace
zistemo vám umožňuje komunikovat s kýmkoli, kdekoli a z jakéhokoli zařízení. Plujete zrovna na lodi při pobřeží Ameriky? I tak, kdekoli se připojíte k internetu, můžete pokračovat v jakékoli komunikaci. Chcete chvilku klidu a ticha? Stačí být offline a užívat si odpočinku. K potřebným informacím se můžete vrátit, jakmile budete chtít. A protože obvykle projekt netrvá jen jeden den, uložím vám vaše konverzace přesně tam, kde je potřebujete. Takže nemusíte každý měsíc řešit stále stejné věci.
Cíle a milníky
Každý potřebuje mít nějaký cíl – a projekty nejsou žádnou výjimkou. Stačí vám jeden jediný cíl a vaše mise bude úspěšná. Je potřeba stanovit si ty nejnutnější úkoly a základní milníky, kterých je třeba dosáhnout, aby byla komunikace v týmu co nejsnazší a všichni měli motivaci pracovat. Právě proto vám zistemo umožňuje rozdělit si projekty na jednotlivé úkoly. A pak už jen přidělit členy týmu, termíny uzávěrky a konečné cíle, a můžete začít.
Vím, že projekty se mohou složitě vyvíjet, a proto je můžete kdykoliv spravovat a cokoli k nim přidávat. Už nebudete potřebovat svolávat každý týden poradu, protože díky základně zistemo přesně vidíte, které úkoly jsou nejvíc problematické a které jsou naopak snadné. A vše vždy ve skutečném čase. Váš tým se může odteď rozhodovat správně. Kdykoliv.
Měření času = řízení času
Chytré měření času je pro úspěšnou misi nezbytné. S zistemo nezískáváte jenom možnost přesně si rozvrhnout, naplánovat úkoly a projekty, ale zároveň můžete sledovat, kdo, kdy, jak dlouho a na čem pracuje. Díky automatickému časovači se mohou členové vašeho týmu jednoduše přihlásit, vybrat si úkol a začít pracovat. Kdykoliv a kdekoliv. Samozřejmě mohou být takové detaily upraveny i manuálně, protože jinak byste těžko zadávali do časovače každý pracovní telefonát.
S zistemo už víte, kolik skutečně stojí váš čas.
Organizace týmu
Systém měření času zistemo vám umožňuje sledovat detailní informace o každé sekundě, kterou členové vašeho týmu odpracují. Takže teď můžete snadno najít ty nejzdlouhavější úkoly a zároveň vidíte, na čem každý jednotlivý člen týmu tráví nejvíc času. Možná, že váš textař tráví víc času popichováním se s ředitelem, než reálnou prací na tiskových zprávách a jiných svých povinnostech. A možná má pak najednou smysl přeorganizovat vaše týmy – přidělit projektu nového vedoucího, nebo třeba přerozdělit jednotlivé úkoly. Projekt může být vždycky jen tak dobrý, jak dobrý je jeho tým – pro dobrý tým je nejdůležitější vzájemná komunikace a schopnost dobře tým vést. A zistemo vám umožňuje zvládnout obojí.
Kontrola rozpočtu
Určitě už se vám to taky stalo – váš tým je motivovaný a chce pracovat na novém úkolu … a najednou přijde realita, která uhasí veškerou naději – došly peníze. Projekty velmi často neuspějí právě proto, že peníze dojdou dřív, než je mise dokončena. Buď se pak musí zrušit celý projekt, nebo je prostě označen za dodělaný, i když vlastně není (což je ještě horší). Projekt, který neuspěje kvůli špatnému rozpočtu, je v podstatě k ničemu – pro vás, vašeho klienta i váš tým. Ale nebojte se – nedovolím, aby se něco takového stalo. zistemo vám dává absolutní kontrolu nad vaším rozpočtem, kdykoliv a ve skutečném čase. Přehledně vidíte všechny výdaje, cenu práce členů týmu – a to u každého projektu, každého úkolu i každého klienta. Navíc stačí jedno kliknutí a naměřený čas se změní ve fakturu pro klienta – a peníze tak nepřestávají přibývat.
Faktury a cenové odhady
Protože zistemo přiřazuje každý úkol k projektu a každý projekt ke klientovi, můžete okamžitě účtovat každou vteřinu odvedené práce. Kdykoliv a kdekoliv. Víte, které faktury už byly uhrazeny a které ještě ne. A samozřejmě můžete rychle převádět cenové odhady na faktury – pohotově, okamžitě a profesionálně. Hned také vidíte, jak přesný byl váš cenový odhad a podle toho můžete fakturu upravit. Můžete zároveň rovnou informovat klienty o provedených změnách a veškerá vaše konverzace pak bude uložena spolu s fakturou. Odteď je zcela jednoduché vyřešit jakýkoli spor a důvěra vašeho klienta bude jen a jen narůstat.
Mise splněna?
Všechny milníky dosaženy, dodrželi jste rozpočet a vaše mise je splněna? Výborně, pane Bonde. Je čas slavit! Váš tým si to zaslouží. Ale dejte si pozor – jeden projekt odchází a nový už přichází. A i pokud máte více projektů naráz, pomohu vám je zvládnout. Pohodlně se uvelebte v základně zistemo a získejte naprostou kontrolu nad svými projekty, financemi a členy týmu. zistemo je připravena pomoci vám a vašemu týmu s další misí. Kdykoliv. Kdekoliv. Společně.
Tak si to užívejte!
S pozdravem, zistemo
