Žádné e-maily, stoprocentní výkonnost

Žádné e-maily, stoprocentní výkonnost: 5 důvodů, proč se zbavit e-mailu

Kolik e-mailů se vám každý den objeví v doručené poště? Řekla bych, že až moc. Podle nedávné americké studie strávíme každý den 3,1 hodiny pracovními e-maily a dalších 3,2 hodiny soukromými. A právě proto se čím dál víc chytrých podnikání a start-upů zbavuje e-mailu. Čtěte dál a podívejte se, jak jejich pravidlo nepoužívání e-mailu funguje – a proč.

Plná schránka? Nikdy víc!

Připomíná vám vaše schránka stále přetékající vědro zpráv? Pak jste v dobré společnosti. Spousta z nás si zvykla vypořádávat se e-mailovou schránkou ještě dlouho po pracovní době, klidně i v době dovolené, jen abychom ji dokázali udržet na únosné hranici. A to není zrovna udržitelné řešení. Vlastně vůbec. Protože všichni potřebujeme nějaký čas na odpočinek, abychom pak byli znovu schopni dobře pracovat, být motivovaní a tvořiví. Ale co s tím?

Žádné e-maily, stoprocentní výkonnost: 5 důvodů, proč se zbavit e-mailu

Jde to i bez e-mailu

Přesně na to ptali sami sebe lidi ze společnosti Atos a jejich odpověď byla jednoduchá: zbavit se e-mailu. V roce 2011 spustili projekt Žádné e-maily a nahradili e-mailová zmatek přesnou a cílenou komunikací. Cíle projektu nikdy nedosáhli, hlavně v oblasti externí komunikace s klienty. Ale podle jejich vlastních reportů je patrné, že denní počet příchozích e-mailů výrazně klesl – a komunikace se stala efektivnější. Nejen Atos, ale i další společnosti se snažili zbavit e-mailů a většina byla s výsledkem spokojená. Místo e-mailové schránky používají aplikace jako Skype, Trello, Dropbox, Slack a samozřejmě také klasickou komunikaci s očí do očí. Přečtěte si o pěti hlavních výhodách práce bez e-mailu.

1. Lepší soustředění

Průměrný pracovník stráví většinu dne otevíráním a zavíráním e-mailu, někdy i každých pár minut. A tak je nejlepší cestě k tomu, aby ztratil soustředění. Protože pokaždé, když přepneme svou pozornost na příchozí poštu, trvá nám několik vteřin, než se dokážeme vzpamatovat z přerušení, nezávisle na jeho délce. V podstatě pokaždé, když otevřeme e-mailovou schránku, ztratíme dvojnásobek času, který jsme mohli pracovat: Jednu část za opravdovou kontrolu e-mailu, druhou za dobu potřebnou k opětovnému soustředění. Každý, kdo se zbavuje e-mailu, tak musí přehodnotit svůj pracovní systém. Jen si představte, že byste mohli kontrolovat došlou poštu pouze dvakrát denně, s vědomím, že opravdu důležité věci si k vám najdou cestu jiným způsobem. Představte si, kolik práce byste mohli reálně udělat! Práce bez e-mailu je cestou k lépe organizované komunikace – pokud je zvládnutá dobře.

2. Více komunikačních kanálů

Bez e-mailu získáte možnost přehodnotit způsob komunikace ve vašem podnikání. Už žádné odesílání kopií, Re:RE:RE:Re:RE, už žádné uklízení schránky po spamu nějaké skupinové konverzace. Konverzace mohou zůstat v online skupinovém meetingu. Pokud nahradíte e-maily specializovanějšími diskusními skupinami na určitá témata, váš tým bude mít možnost komunikovat rychleji a lépe se soustředit. Nehledě na to, kdy píšou nebo kde zrovna jsou – kdekoli na světě.

3. Účinné nástroje pro spolupráci

Systém zpráv se netýká jen komunikace, ale hlavně spolupráce. Pokud nahradíte složitou domluvu ohledně projektu online skupinovými diskusemi, váš tým začne spíše spolupracovat. Jak nedávnou napsal redaktor amerických novin New York Times: „Mám takový pocit důvěrnosti se svými kolegy z druhé strany země, že je to až úsměvné.“

Protože díky tomu, že nahradil e-mailovou poštu aplikací Slack, může si číst, či virtuálně poslouchat diskuse, ke kterým by se pomocí e-mailu nikdy neměl šanci dostat. Ve zkratce: Práce bez e-mailů znamená víc soustředění – a kvalitnější spolupráci. A to vše pak zároveň do budoucna znamená větší motivaci a spokojenost vašich zaměstnanců.

4. Vždycky včas

Když nahradíte individuální schránky skupinovými konverzacemi na cloudu, mají všichni možnost zvládat komunikaci včas. Každý, koho do diskuse přidáte, má možnost přečíst si její historii, kdykoliv a odkudkoliv. Člen týmu odjel na týden na dovolenou, prodloužil si svátky, nebo je z jiného důvodu pryč? Žádný problém. Nový v týmu? Stačí si přečíst předchozí konverzaci a máte okamžitě přehled. Nemůže se stát, že vám někdo zapomene přeposlat zprávu (nebo vás dokonce schválně přeskočit), a nemusíte už stále přemýšlet nad tím, komu je třeba poslat co. A to pořád není celé – pokud nepřeposíláte zprávy, nemusíte stejná data zpracovávat několikrát. Nemusíte je dokonce ani ukládat. A to už nás vede k další výhodě:

5. Úspora úložného prostoru

I v digitálním světě je úložný prostor omezený. Datová paměť je sice levnější než kdy dřív, ale stejně – něco stojí. Obzvlášť pokud chcete ukládat soubory bezpečně a se zálohou. Každá zpráva znamená další data. A bez e-mailu se tak můžete zbavit přebytečných dat. Stejný e-mail odeslaný deseti spolupracovníkům se uloží desetkrát, nebo tedy jedenáctkrát, pokud počítáte i složku s odeslanou poštou. Úložná paměť znamená peníze, data znamenají zbytečně zabraný prostor, který opět znamená vyhnutelné výdaje. Výdaje, které mohou být snadno zmenšeny používáním komunikačního systému, který funguje na cloudu: Všechna data a všechny zprávy v konverzaci se ukládají do centrální paměti, přístupné kdykoliv a odkudkoliv. Méně ukládaných dat vám tak poskytuje větší finanční svobodu. A kdo by se tomu bránil?

Žádný e-mail = absolutní efektivity

Možná je pro vás tedy na čase rozloučit se s elektronickou poštou. Budoucnost práce nejspíš nebude potřebovat e-mailovou schránku. A právě proto jsme zistemo přímo propojili s aplikací Slack & Co. – abyste se vy mohli soustředit na dobře odvedenou práci. A ne na uklízení e-mailového nepořádku.

S pozdravem, zistemo

podnikání a management


Také zajímavé

Jak zabezpečená jsou vaše podnikatelská data? Zkuste náš kvíz!

Mít data v bezpečí je důležité pro každého – obzvlášť v dnešní době narušování soukromí, ransomware a hackerských útoků. Jak zabezpečená jsou vaše podnikatelská data? Zkuste náš kvíz! Foto od: Amy Walters / stock.

podnikání a management účetnictví

Je CRM právě pro vás? Vyzkoušejte náš dotazník

Uvažujete nad zavedením CRM, tedy tzv. řízení vztahu se zákazníky? Nebo se možná už jen rozhodujete, který si vybrat? Už nemusíte hledat nikde jinde, naše 4 jednoduché otázky vám pomohou se rozhodnout.

účetnictví

Podnikání – pomalu, ale jistě!

Rozbíhá se vám podnikání poněkud pomalu? Není se čeho bát, protože pomalu je nové rychle. Vážně. V dnešní šílené ekonomice, kdy obrovské společnosti mizí jako lusknutím prstu a nové, malé startupy se objevují na každém rohu, je pomalejší podnikání přesně to, co byste mohli potřebovat.

podnikání a management

Určete si priority v 5 jednoduchých krocích

Jako podnikatel občas musíte dělat velmi rychlá rozhodnutí – a často se vám může zdát, že takové naléhavé případy se hromadí jeden za druhým. No a od koho se nejlépe naučit, jak se v takových případech chovat?

podnikání a management

Daň z prodeje, daň z příjmu… Co všechno musím platit?

Jaké daně platí majitelé menších podniků? Existuje speciální daň pro freelancery? A co je DPH? Čtěte dál, ať víte, jak si snadno poradit s daňovým přiznáním. Rada pro majitele menších podniků Každý rok přijde doba, kdy miliony majitelů podniků a podnikatelů padnou pod tíhou vyřizování daňových přiznání.

daně faktura podnikání a management

Vánoce, Vánoce přich… no však to znáte

Přichází doba Vánoc a s ní také doba hromadných e-mailů. Nestíháme ani kontrolovat schránky, které plní nejrůznější vánoční přání a zprávy od obchodních partnerů i přátel. zistemo vám pomůže získat zpět kontrolu nad vašimi e-maily s jednoduchou funkcí exportu adres.

podnikání a management

Pracujte chytře a nechte si zaplatit rychleji!

Podnikejte a fakturujte jako profesionálové. Zapomeňte na složité tabulky. Zde se všechno dělá automaticky.

Vyzkoušejte zdarma