Zakládáte si nové podnikání? Dostali jste zrovna první objednávku a musíte vystavit svou první fakturu? A víte opravdu, co to taková faktura je a co by měla všechno obsahovat? Jelikož by někteří z vás mohli váhat, co na fakturu napsat a co ne, dali jsme dohromady základní informace, které potřebuje majitel podniku nebo freelancer znát.
Co je faktura?
Faktura je dokument, který odesílá prodejce zákazníkovi a žádá ho tak o uhrazení provedené služby, nebo poskytnutého zboží. Fakturu, tedy účet či vyúčtování, můžete předat zákazníkovi před poskytnutím služeb, nebo až potom. Jedná se o závazný dokument, který ale může být anulován (i za pokutu), pokud nedodržíte všechny náležitosti. Prodejce nemůže manipulovat se záznamy faktur, a podnikatelé, kteří jsou plátci DPH, zároveň musí i takovou skutečnost ve faktuře zohlednit.
Co faktura znamená?
Faktura je obvykle záznam o prodeji, který dále slouží pro účely účetnictví, daňových přiznání a inventárních kontrol. Valná většina společností poskytuje produkt či službu a žádá si platbu až později. Stále větší množství podniků využívá možnost elektronických faktur.
Dokument obsahuje detaily prodeje ve formě výčtu jednotlivých položek. Prodejce vnímá dokument jako doklad o prodeji, zákazník jako výdejní doklad. Pojem faktura je tak vlastně shodný s dlužnou částkou a vytváří vztah prodejce a zákazníka. Je formou nesmluvního komerčního nástroje a roli dokumentu získává v okamžiku, kdy je uhrazena.
Co by nemělo na faktuře chybět?
Faktura poskytuje přehled zboží či poskytnutých služeb, uvádí způsob dopravy, datum odeslání/provedení, ceny a případně využité slevy. Obsahuje také podmínky platby v podobě data splatnosti. Faktura by měla obsahovat::
- Adresu prodejce/poskytovatele služby, kontaktní informace a IČ.
- Údaje o daních
- Jedinečné číslo faktury
- Možnosti platby, včetně čísla účtu a variabilního čísla zákazníka
- Datum splatnosti
- Datum vystavení faktury
Faktura zároveň indikuje určitý čas strávený na konkrétní práci. Bere proto vedle cen za produkty, počtu jednotek a využitých slev v potaz také dobu práce. V případě nájmů faktura obvykle obsahuje rozpis dnů, týdnů, či měsíců, za které je vystavena.
Ujistěte se, že vaše faktura obsahuje všechny výše uvedené body. Můžete to udělat snadno a zdarma s generátorem faktur.
Co je číslo faktury?
Číslo faktury je nepochybně druhé nejdůležitější číslo na faktuře, hned vedle částky k uhrazení. Faktury je možné číslovat různými způsoby s ohledem na preference a potřeby prodejce. Pro každou fakturu je takové číslo jedinečné a lze ji tak snadno později dohledat v elektronické nebo papírové formě.
Většina účetních programů má jako výchozí funkci nastavené postupné číslování faktur. Některé společnosti pak preferují číslování faktur dle klientů, zaměstnanců, nebo používají například předpony jako zkratky zákazníka (tj. např. MB001 pro Melody Boutique).
Jakým číslem faktury mám začít?
Praktický systém číslování faktur vám pomáhá udržovat přehled. Nejjednodušší způsob číslování faktur je světový číslovací systém, který začíná číslem 001.
Většina účetních upřednostňuje tento systém pro jeho jednoduchost a přehlednost. Větší společnosti často používají systém číslování jednotlivých projektů – což znamená, že před číslo přidají předponu odpovídající projektu, např. ROTRIX001 pro projekt s názvem Rotrix.
Dobrý systém číslování vám nebude nijak komplikovat zpracovávání faktur, ani nebude mást klienty.
Co je fakturační adresa?
Fakturační adresa odkazuje k domu či společnosti, kam prodejce odesílá fakturu. Fakturační adresa je obvykle shodná s adresou doručovací, tedy adresou uvedenou v profilu klienta.
Na faktuře je mimo těchto dvou adres nutné uvést ještě adresu a jméno odesílatele.
Proč jsou faktury důležité?
Vyplňování a rozesílání faktur může být poměrně časově náročné, ale je to nevyhnutelný proces. Faktura vám pomůže dostat včas a kompletně zaplaceno za odvedenou práci. Je zároveň platným dokumentem o poskytnutí služeb či doručení zboží a podkládá tak nárok prodejce na platbu. Přehledný systém faktur funguje také jako dostatečná dokumentace v případě daňového auditu. Faktury pomáhají společnostem udržovat přehled v příjmech.
Kdy odeslat fakturu?
Fakturace ještě před odesláním zboží/poskytnutím služeb je výhodnější hlavně v případě menších zakázek. Zvyšuje sice tlak na včasné splnění zakázky, zároveň ale vylučuje možnost, že své peníze nedostanete. Dostávat zaplaceno předem je výhodné z hlediska lepšího toku financí, hlavně v případě malých podniků.
Fakturace až po doručení/poskytnutí služeb vyžaduje větší množství důvěry a může být částečně riskantní a získání peněz za neuhrazené faktury se může ukázat složité, případně i cenově náročné (poplatky za vymahačské služby apod.).
Je možné také zvolit systém dělení fakturace – tedy poslat klientovi fakturu na prvních 50 procent celkové částky a po ukončení práce fakturu za druhou polovinu. Fakturace velkých projektů lze stejným způsobem rozdělit i do 3 či více jasně ohraničených částí.
Teď tedy víte o fakturách vše, co je třeba. Je zcela na vás, jestli chcete pro tvorbu faktur používat raději Word, Excel apod., nebo si vzít na pomoc program zistemo.
Pokud si vyberete zistemo, můžete se registrovat zde a spustit 14 dní zkušebního období zdarma.
S pozdravem,
Thomas
Prosím, dejte si pozor na speciální požadavky, které je třeba dodržet ohledně faktur ve vaší zemi či ve vaší společnosti. Je vhodné zkontrolovat si všechny zákonně předepsané podmínky.
Víte proč je důležité mít kvalitní účetní program z hlediska zákonných náležitostí?
Zjistit více (anglicky), zistemo
