Faktura

Co je faktura a na co všechno je třeba dát si pozor?

Zakládáte si nové podnikání? Dostali jste zrovna první objednávku a musíte vystavit svou první fakturu? A víte opravdu, co to taková faktura je a co by měla všechno obsahovat? Jelikož by někteří z vás mohli váhat, co na fakturu napsat a co ne, dali jsme dohromady základní informace, které potřebuje majitel podniku nebo freelancer znát.

Co je faktura?

Faktura je dokument, který odesílá prodejce zákazníkovi a žádá ho tak o uhrazení provedené služby, nebo poskytnutého zboží. Fakturu, tedy účet či vyúčtování, můžete předat zákazníkovi před poskytnutím služeb, nebo až potom. Jedná se o závazný dokument, který ale může být anulován (i za pokutu), pokud nedodržíte všechny náležitosti. Prodejce nemůže manipulovat se záznamy faktur, a podnikatelé, kteří jsou plátci DPH, zároveň musí i takovou skutečnost ve faktuře zohlednit.

Co faktura znamená?

Faktura je obvykle záznam o prodeji, který dále slouží pro účely účetnictví, daňových přiznání a inventárních kontrol. Valná většina společností poskytuje produkt či službu a žádá si platbu až později. Stále větší množství podniků využívá možnost elektronických faktur.

Dokument obsahuje detaily prodeje ve formě výčtu jednotlivých položek. Prodejce vnímá dokument jako doklad o prodeji, zákazník jako výdejní doklad. Pojem faktura je tak vlastně shodný s dlužnou částkou a vytváří vztah prodejce a zákazníka. Je formou nesmluvního komerčního nástroje a roli dokumentu získává v okamžiku, kdy je uhrazena.

Co by nemělo na faktuře chybět?

Faktura poskytuje přehled zboží či poskytnutých služeb, uvádí způsob dopravy, datum odeslání/provedení, ceny a případně využité slevy. Obsahuje také podmínky platby v podobě data splatnosti. Faktura by měla obsahovat::

  1. Adresu prodejce/poskytovatele služby, kontaktní informace a IČ.
  2. Údaje o daních
  3. Jedinečné číslo faktury
  4. Možnosti platby, včetně čísla účtu a variabilního čísla zákazníka
  5. Datum splatnosti
  6. Datum vystavení faktury

Faktura zároveň indikuje určitý čas strávený na konkrétní práci. Bere proto vedle cen za produkty, počtu jednotek a využitých slev v potaz také dobu práce. V případě nájmů faktura obvykle obsahuje rozpis dnů, týdnů, či měsíců, za které je vystavena.

Ujistěte se, že vaše faktura obsahuje všechny výše uvedené body. Můžete to udělat snadno a zdarma s generátorem faktur.

Generátor faktur

Co je číslo faktury?

Číslo faktury je nepochybně druhé nejdůležitější číslo na faktuře, hned vedle částky k uhrazení. Faktury je možné číslovat různými způsoby s ohledem na preference a potřeby prodejce. Pro každou fakturu je takové číslo jedinečné a lze ji tak snadno později dohledat v elektronické nebo papírové formě.

Většina účetních programů má jako výchozí funkci nastavené postupné číslování faktur. Některé společnosti pak preferují číslování faktur dle klientů, zaměstnanců, nebo používají například předpony jako zkratky zákazníka (tj. např. MB001 pro Melody Boutique).

Jakým číslem faktury mám začít?

Praktický systém číslování faktur vám pomáhá udržovat přehled. Nejjednodušší způsob číslování faktur je světový číslovací systém, který začíná číslem 001.

Většina účetních upřednostňuje tento systém pro jeho jednoduchost a přehlednost. Větší společnosti často používají systém číslování jednotlivých projektů – což znamená, že před číslo přidají předponu odpovídající projektu, např. ROTRIX001 pro projekt s názvem Rotrix.

Dobrý systém číslování vám nebude nijak komplikovat zpracovávání faktur, ani nebude mást klienty.

šablon faktur

Co je fakturační adresa?

Fakturační adresa odkazuje k domu či společnosti, kam prodejce odesílá fakturu. Fakturační adresa je obvykle shodná s adresou doručovací, tedy adresou uvedenou v profilu klienta.

Na faktuře je mimo těchto dvou adres nutné uvést ještě adresu a jméno odesílatele.

Proč jsou faktury důležité?

Vyplňování a rozesílání faktur může být poměrně časově náročné, ale je to nevyhnutelný proces. Faktura vám pomůže dostat včas a kompletně zaplaceno za odvedenou práci. Je zároveň platným dokumentem o poskytnutí služeb či doručení zboží a podkládá tak nárok prodejce na platbu. Přehledný systém faktur funguje také jako dostatečná dokumentace v případě daňového auditu. Faktury pomáhají společnostem udržovat přehled v příjmech.

Kdy odeslat fakturu?

Fakturace ještě před odesláním zboží/poskytnutím služeb je výhodnější hlavně v případě menších zakázek. Zvyšuje sice tlak na včasné splnění zakázky, zároveň ale vylučuje možnost, že své peníze nedostanete. Dostávat zaplaceno předem je výhodné z hlediska lepšího toku financí, hlavně v případě malých podniků.

Fakturace až po doručení/poskytnutí služeb vyžaduje větší množství důvěry a může být částečně riskantní a získání peněz za neuhrazené faktury se může ukázat složité, případně i cenově náročné (poplatky za vymahačské služby apod.).

Je možné také zvolit systém dělení fakturace – tedy poslat klientovi fakturu na prvních 50 procent celkové částky a po ukončení práce fakturu za druhou polovinu. Fakturace velkých projektů lze stejným způsobem rozdělit i do 3 či více jasně ohraničených částí.

Teď tedy víte o fakturách vše, co je třeba. Je zcela na vás, jestli chcete pro tvorbu faktur používat raději Word, Excel apod., nebo si vzít na pomoc program zistemo.

Pokud si vyberete zistemo, můžete se registrovat zde a spustit 14 dní zkušebního období zdarma.

S pozdravem,

Thomas

Prosím, dejte si pozor na speciální požadavky, které je třeba dodržet ohledně faktur ve vaší zemi či ve vaší společnosti. Je vhodné zkontrolovat si všechny zákonně předepsané podmínky.

Víte proč je důležité mít kvalitní účetní program z hlediska zákonných náležitostí?

Zjistit více (anglicky), zistemo

faktura účetnictví


Také zajímavé

Vážení podnikatelé, zbavte se konečně papírových faktur!

Nebudete litovat. Pokud je váš podnik jako většina ostatních, stále plýtváte časem, energií a ekologickými zdroji na papírové faktury. Přestože výhod světa e-faktur je spoustu, možnosti, jak s nimi pracují, se stále rozrůstají – ale to vy víte!

budoucnost podnikání účetnictví podnikání a management faktura

Vaše podnikání na sociálních sítích: Vytvořte poutavý obsah v 5 krocích a vyhněte se jednomu velkému pádu

Má váš podnik stránku na Facebooku? A účet na Twitteru? A co takhle Instagram nebo LinkedIn? Marketing na sociálních sítích může být matoucí pro mnohé podnikatele. Ale nebojte se! Naučte se jak na to a posuňte vaše podnikání na novou sociální úroveň.

budoucnost podnikání účetnictví podnikání a management

Zálohová faktura: definice a příklady

Zálohová, nebo také pro forma či „proforma“ faktura – ať už se rozhodnete pro kterýkoli z názvů, otázka zůstává stejná: o co přesně jde? Kdy a proč ji mohu potřebovat? A jak by měla vypadat?

faktura

10 důvodů proč vyzkoušet sledování pracovní doby v cloudu

Se sledováním odpracovaného času zaměstnanců se to má tak: Měli bychom to dělat, ale většina z nás ti buď nedělá, nebo dělá špatně – ať už z rozpačitosti nebo jiných důvodů.

podnikání a management sledování času

Zabezpečení informací, ukládání dat na webu a tzv. “Přístav bezpečí”

Jak moc bezpečný je náš systém? Na kolik je soukromé naše ukládání dat? Určitě se občas strachujete o svá virtuální data a jejich zabezpečení před hackery a různými slídily… Můžete zůstat klidní.

účetnictví ochrana údajů

Je CRM právě pro vás? Vyzkoušejte náš dotazník

Uvažujete nad zavedením CRM, tedy tzv. řízení vztahu se zákazníky? Nebo se možná už jen rozhodujete, který si vybrat? Už nemusíte hledat nikde jinde, naše 4 jednoduché otázky vám pomohou se rozhodnout.

účetnictví

Pracujte chytře a nechte si zaplatit rychleji!

Kreditní karta není potřeba, zrušit to můžete kdykoli.