Chytrá aplikace pro pracovní výkazy není jen na sledování odpracovaných hodin. Měla by pomáhat vám i vašemu týmu pracovat efektivněji. Měla by umožnit, abychom toho v pracovní době zvládli co nejvíc, a lépe vyvážit poměr práce a volného času. Je to skvělý nástroj pro výkazy a výrazně zjednodušuje správu projektů. Ale:
Používáte tu správnou aplikaci?
Tohle nebude další článek o důležitosti sledování času – myslím, že toho už jste četli dostatek. Nebo se mýlím? V tom případě se omluvám a doporučuji vám dohnat znalosti o sledování odpracovaného času tady v angličtině a tady v češtině. Nebo třeba tady. Až budete mít dočteno, vraťte se sem a zkontrolujte, jestli měříte čas správně – a také jestli má vaše aplikace pro pracovní výkazy těchto 6 vlastností.
1 vlastnost: Upozornění na pracovní výkaz
Váš tým si neměří odpracovaný čas? Zapomíná odevzdat své týdenní výkazy práce? Máte dvě možnosti: Buď se vykašlete na celé sledování času a spolehnete se na starou dobrou důvěru. Což znamená, že se rozloučíte také s business intelligence. A také automatickými fakturacemi a chytrou správou projektů. Takže raději zvolte druhou možnost: Začněte používat aplikaci na pracovní výkazy s automatickými upozorněními, které vašim členům týmu jemně připomenou, že mají své výkazy odevzdat ke schválení, pokud to ještě neudělali. Všechno automaticky samozřejmě – nemusíte ani pohnout prstem.
Ale co když jsou výkazy zpožděné proto, že nebyl sledován čas? Nebojte, s tím pomůže vlastnost č. 2.
2 vlastnost: Upozornění na sledování času
Neodevzdání pracovního výkazu ke schválení je sice nepříjemné, ale neměřit si vlastně vůbec odpracovaný čas je mnohem horší. Ale jak přimět tým, aby svůj čas zaznamenávali? Jednoduše: Použijte automatické upozornění na sledování času.
Vytvářejte automatická upozornění na výkazy. (Screenshot: https://zistemo.cz/)
Anna neodpracovala dostatek hodin? Nastavte svůj časovač tak, aby ji upozornil, že má zaznamenat všechen svůj odpracovaný čas. Váš vedoucí týmu už je přihlášený 18 hodin v kuse? Možná usnul u stolu. Automatické upozornění mu připomene, aby chybu opravil – anebo si udělal přestávku. Kvalitní časovač vám umožní nastavit si odlišná pravidla pro každého člena týmu. Takže nim můžete přistupovat jako k jednotlivým lidským bytostem, kterými také jsou.
3 vlastnost: Týdenní výkaz
Ok, tohle vypadá celkem jasně: Jakákoliv aplikace pro sledování času by měla vytvářet týdenní výkazy, ne? Samozřejmě, že ano. Většina z nich to dělá. Ale chytré aplikace tím nekončí – dává vám také detailní informace o projektech, přítomnosti a zúčtovatelnosti zaznamenaných hodin. Jestli zúčtovatelné jsou, měly by být automaticky přidávány do faktury projektu. A samozřejmě vy byste měli mít možnost data upravovat či přidat hodiny, které jste zapomněli (nebo jste neměli možnost) změřit. Tato detailní forma pracovních výkazů vám pomůže určit, kdy (a pro koho) je práce nejefektivnější a kdy není. Možná že Samovi jde ve 2 hodiny práce na stejném úkolu méně od ruky než po čtvrté? Dejte mu to vědět, a on možná přijde na způsob, jak jednoduše zlepšit svou výkonnost tím, že si upraví pracovní dobu.
4 vlastnost: online výkazy se sledováním času živě
Stále pracujete s Excelovými výkazy nebo papírovými kartami? To je škoda. Protože si necháváte ujít spoustu dobrých věcí, které jsou spojeny s online sledováním času. Jako například používání chytré aplikace, která vám umožní měřit čas odkudkoliv, kdykoliv je potřeba. I na Bahamách. I když vám Sam nadšeně volá, kolik toho udělal minulý měsíc, a vy si to chcete ověřit pak online v jeho pracovních výkazech. Stačí se přihlásit, zapnout časovač a pustit se do práce.
Mobilní aplikace pro sledování času funguje kdekoliv. Třeba i na Bahamách.
5 vlastnost: Zaokrouhlování
Někdy záleží na každé vteřině. Jindy byste ale měli zaznamenané hodiny v úhledných, spočitatelných číslech. Jsou projekty, ve kterých prostě nedává smysl měřit každou vteřinu. A proto je funkce individuálního zaokrouhlování času důležitá pro chytré časovače. Každý chytrý nástroj pro měření času by vám měl umožnit vytvořit odlišná pravidla pro zaokrouhlování času pro každý konkrétní projekt. Třeba na 5 minut, nebo třeba na půlhodinové intervaly. Ať už jsou vaše požadavky jakékoliv: Potřebujete aplikaci, která je dokáže splnit. A pokud potřebujete něco změnit, vaše aplikace se vám musí přizpůsobit. Ne naopak.
6 vlastnost: Týmový výkaz
Tohle je moje osobně neoblíbenější vlastnost chytrých pracovních výkazů: týmové výkazy. Vidíte, kdo kdy pracuje, kde a na jakém projektu – a to všechno v jednom jednoduchém přehledu. Data můžete seskupovat podle členů týmu, klientů, projektů či úkolů a nechat tak chytré sledování času, aby posunulo výkonnost vašeho podnikání o úroveň výše.
Chytré týmové výkazy vám poskytnou detailní vhled do toho nejdůležitějšího. (screenshot anglické verze webu https://zistemo.com/)
Nezapomeňte: Chytré sledování času nestojí jen na měření hodin. Pomáhá vám sledovat, jak je nakládáno s vaším nejcennějším jměním: Časem. Nakládejte s ním moudře.
A co vy? Jaká je vaše nejoblíbenější vlastnost pracovních výkazů?
S pozdravem, zistemo
