Jak závazný je váš cenový odhad? Jaký je rozdíl mezi cenovou nabídkou a cenovým odhadem? A co je výhrada vlastnictví? Naučte se, jak správně napsat neporazitelný odhad či nabídku od A do Z.
Klient se ptá na cenu. Skvělé! Můžete sestavit cenovou nabídku! Nic jednoduššího ani neexistuje. Potřebujete jen ucházející šablonu, doplníte pár detailů a je hotovo, ne? Rozhodně ne. Vaše nabídka rozhoduje o tom, jestli získáte nebo ztratíte projekt – nebo také klienta. Nejde jen o cenu: Profesionální nabídka je realistická co se týče ceny a práce, je prezentována přátelsky, ale zároveň odpovídá mezím zákona. A to není vždy zrovna jednoduché. Ale nebojte se, vytvoření neporazitelného odhadu vyžaduje čas, přemýšlení a také znalosti. Je na čase se vzdělat od A do Z.
Profesionální nabídka je realistická co se týče ceny a práce a zároveň je prezentována přátelsky… (Foto od: juefraphoto stock.adobe.com)
A jako Automatická cenová nabídka
Je jisté, že vytvoření vítězné cenové nabídky chvíli trvá. Správné nástroje vám ale mohou pomoci nějaký čas ušetřit. Jestliže je vaše nabídka součástí podnikatelského programu (viz I jako Integrace cenového odhadu), můžete se například podívat, jak přesné byly vaše odhady v minulosti – a kde je třeba provést úpravy. Čísla stále po ruce vám mohou umožnit i vytváření automatických nabídek; nicméně vždy se ujistěte, že k nim připojíte osobní zprávu (viz L jako laskavost).
B jako Branding
Váš cenový odhad je často prvním profesním kontaktem s vašimi zákazníky. Chopte se tedy příležitosti a prezentujte se profesionálně. Logo, design a spisovný jazyk: identita vašeho podnikání začíná u detailů. Upravte si podle potřeb své vlastní nabídky a ujistěte se, že používáte nástroje, které vám takové úpravy umožňují.
Dejte svým klientům najevo, jak vám na nich záleží – hned od začátku.
C jako Cenový odhad
Aby byl váš cenový odhad platným právním dokumentem, je nutné uvést údaje (jako např. jména a adresy) odesílatele a příjemce. K tomu navíc musíte přidat následující body (pokud je neuvádíte už v obchodních podmínkách):
- detailní popis zboží a služeb
- množství, cena a případné slevy apod.
- poštovné, balné, DPH
- datum doručení
- platební podmínky
- podmínky případného zpoždění doručení/převzetí, nesprávného zboží či problémů s platbou
- doba platnosti (viz S jako Stanovení doby platnosti)
- místo vytvoření, případně také výhradu vlastnictví (viz V jako Výhrada vlastnictví)
D jako Daně
Daně jsou součástí každé cenové nabídky. Ujistěte se, že správně uvádíte DPH, ať zákazníci přesně ví, co mají očekávat. Pokud používáte chytrý podnikatelský program, máte čísla po ruce a stačí je jen proměnit ve vypočtení DPH.
E jako Evaluace práce
Abyste se mohli ujistit, že je váš odhad co nejpřesnější, musíte ohodnotit práci, která vám byla zadána. Co to obnáší? Jaké jsou pevné náklady, jako například materiál, a kde potřebujete počítat s různými variantami? Projděte si celý postup a všechno sepište, krok za krokem. A nezapomeňte připočíst Faktor X (viz X jako Faktor X).
F jako Fakturace
První je cenový odhad a pak – faktura. S chytrým nástrojem po ruce snadno převedete odhad přímo na fakturu (viz I jako Integrace cenového odhadu). To vám nejen šetří čas, ale také vám umožňuje kontrolovat kvalitu dřívějších nabídek: Jak přesný byl váš odhad? Co můžete příště zlepšit? Chytré výkazy vám pomáhají vytvořit cenové odhady lépe a zároveň rychleji.
G jako Grafická stránka
Na internetu najdete spoustu šablon na cenové nabídky a odhady. Ale pamatujte si: vaše nabídka je jako vizitka vaší společnosti – jen mnohem důležitější. Ujistěte se proto, že používáte šablony umožňující vlastní úpravy a přidání např. vašeho loga; nebo nejlépe takové, které zahrnou cenovou nabídku do celkového procesu (viz I jako Integrace cenového odhadu).
H jako Hezká cena
Jak nejlépe porazíte konkurenci v boji o práci? Nabídnete nejlepší cenu? To rozhodně ne. Strategie nízké ceny se obvykle nevyplácí – a vaše podnikání navíc ponese dlouhodobě její následky. Lepší je přidat různé cenové a pracovní možnosti do vašeho odhadu, aby se mohli vaši klienti rozhodnout, kolik chtějí utratit (viz M jako Možnosti).
I jako Integrace cenového odhadu
Jakmile klient schválí cenový odhad, musíte se dát do práce. Správa projektu, zaznamenávání odpracovaného času týmu, účetnictví a výkazy: S chytrými nástroji může být váš cenový odhad součástí celkového procesu, a navíc si tak ušetříte spoustu času a energie. Převeďte odhad na projekt, upřesněte úkoly a stanovte cíle, sledujte čas a hned ho také fakturujte. Chytrá práce je zábava!
(Foto od: Karin & Uwe Annas / adobe.stocks.com)
J jako Jak závazný je váš cenový odhad?
Cenový odhad není v podstatě nic jiného než jen informovaný tip. Není tedy nijak právně závazný – na rozdíl od cenové nabídky (viz N jako Nabídka vs. odhad). Jakmile ho ale klient přijme, stane se z něj vzájemná smlouva. Abyste se vyhnuli následným hádkám a problémům, vždycky se ujistěte, že je váš odhad tak přesný, jak je jen možné. A pokud vyvstanou nějaké změny, kontaktujte předem klienta.
Přestože cenový odhad je nezávazný, může se závazným stát použitím prohlášením jako například „zaručená cena“ či „finální cena bude maximálně x% z cenového odhadu“. Cenová nabídka naproti tomu není nezávazná v podstatě nikdy. Nehledě na prohlášení.
K jako Komunikace
Jakmile odešlete cenový odhad, příjemce může mít otázky či požadavky na změnu. V ideálním případě byste měli takovou komunikaci ukládat pro budoucí potřebu. Chytré nástroje vám umožňují klientům přidávat komentáře přímo k cenovému odhadu. Komunikace je tak snazší, rychlejší a více efektivní – a také vám ušetří snahu udržet si přehled ve všech těch e-mailech či zprávách.
L jako Laskavost
Pro většinu zákazníků je celková zkušenost důležitější než samotná cena. Dobrá cenová nabídka by měla být slušná a profesionální. A pár přátelských slov dělá zázraky. Ujistěte se, že si zkontrolujete také pravopis: Jazyk, který používáte, musí být stejně odpovídající, jako čísla, které nabízíte.
M jako Možnosti
Možnosti zajistí cenové nabídce větší flexibilitu – a zároveň si klient třeba nakonec vybere i dražší variantu, než měl původně v plánu. Představte si různé situace, které mohou v projektu nastat, a podle nich přidejte varianty a teoretické dodatečné náklady.
N jako Nabídka vs. odhad
Cenová nabídka obsahuje fixní cenu, kterou už nelze změnit po tom, co ji klient přijme – i kdybyste nakonec pracovali mnohem déle, než jste původně plánovali. Cenový odhad oproti tomu představuje předpokládanou (snad přesnou) částku a dobu práce. Není tedy zavazující a umožňuje vám provádět změny. Nicméně pokud je nějaké úprava potřeba, vždy ji napřed proberte s vaším zákazníkem. To vám pomůže získat si jejich důvěru – a vyhnout se nepříjemným hádkám.
O jako Odmítnutí odpovědnosti
Na rozdíl od cenové nabídky, odhad není nijak právě závazný (viz N jako Nabídka vs. odhad). Abyste se vyhnuli případným komplikacím, můžete k odhadu připojit tzv. odmítnutí odpovědnosti, jako například „konečná částka se může změnit“. A když na nějaké změny dojde, je nejlepší kontaktovat předem klienta a upozornit ho na ně.
P jako Potvrzení objednávky
Když zákazník odsouhlasí cenovou nabídku, stává se z ní objednávka. Odesílání potvrzení objednávky sice není povinné, ale rozhodně je doporučeno. Tak se ujistíte, že obě strany ví, do čeho jdou – a zároveň máte znovu možnost projevit se před zákazníky jako profesionál.
(Foto od: ehrenberg-bilder/stock.adobe.com)
R jako Ručení a legislativa
Hlavně u cenových nabídek vám mohou právně odpovídající formulace pomoci vyhnout se nejasnostem a sporům. Ujistěte se, že vaše nabídka obsahuje všechno důležité, jako datum a způsob doručení, možnosti či potvrzení platby (viz C jako Cenová nabídka). Je také dobré přesně uvést, za co všechno ručíte – například jen za práci do výše stanovené ceny.
S jako Stanovení doby platnosti
Váš cenový odhad by měl mít jasně stanovenou dobu platnosti. Pokud není uvedena, platí dokument minimálně 12 měsíců. To znamená, že by se váš klient mohl odvolávat na podmínky nabídky více než rok, nehledě na možné změny v cenách, možnostech dopravy a samotném produktu.
T jako Teoretické výdaje
Nikdo není dokonalý – a někdy není možné přesně odhadnout cenu. Vždy si promluvte se svým zákazníkem, pokud se objeví odchylky od nabízené ceny. Vysvětlete proč musíte provést změny a jaké přesně budou, případně mu dokonce vystavte nový cenový odhad. Nezapomeňte také na faktor X (viz X jako Faktor X)
(Foto od: Aycatcher / stock.adobe.com)
U jako Určení ceny
Cena je, samozřejmě, nejdůležitější součástí nabídky. Neměla by být příliš vysoká, aby neodradila zákazníka. Ale zároveň by měla být výnosná pro vás (viz H jako Hezká cena). A to není vůbec jednoduché. Pokud nemáte dostatek zkušeností, prozkoumejte napřed, jaké jsou nároky trhu a konkurence – a ty pak porovnejte se svými dovednostmi a kvalitou vašeho produktu.
V jako Výhrada vlastnictví
Uvedení výhrady vlastnictví vám zajišťuje, že zboží, které prodáváte, vám právně náleží, dokud kupec nesplní všechny podmínky uvedené v cenové nabídce nebo faktuře (tj. obvykle platby). Vyhrazení vlastnictví je běžné v mnoho zemích. Pokud je chcete použít, je doporučeno připojit ho k vaší nabídce nebo k cenovému odhadu.
W jako Won, jen a jüan
Je dost složité už jen vytvořit cenový odhad ve vaší domácí měně. Když dojde na zahraniční měnu, někteří to vzdávají. Ale teď už ne: Chytré nástroje pro tvorbu cenových odhadů vám umožní přepínat měny, převádět je podle momentálního kurzu, a dokonce i fakturovat klientovi v jiné měně. Je na čase změnit jen a jüan na jin a jang.
Y jako Yes, sir!
Chtěli byste sice pracovat efektivně a integrovat svůj cenový odhad do správy celého projektu (viz I jako Integrace cenového odhadu), nebo potřebujete používat různé měny u různých klientů – ale šablony a nástroje na internetu jsou většinou v angličtině, takže nakonec raději pracujete se starým dobrým Wordem. To ale nemusíte – stačí najít tu správnou chytrou aplikaci, které vám pomůže ve vašem mateřském jazyce a umožní vám mít svůj cenový odhad pevně pod kontrolou.
Z jako Zen
Zen je stav absolutní blaženosti. Stav, kterého dosáhnete, když se zcela ponoříte do projektu, když je práce vaší vášní. A vytvoření vítězné cenové nabídky je prvním krokem. Integrujte cenový odhad do správy projektu, a získáte tak čas a energii nejen dokončit práce, ale také pracovat s vášní.
S pozdravem, zistemo
