Kolik e-mailů se vám každý den objeví v doručené poště? Řekla bych, že až moc. Podle nedávné americké studie strávíme každý den 3,1 hodiny pracovními e-maily a dalších 3,2 hodiny soukromými. A právě proto se čím dál víc chytrých podnikání a start-upů zbavuje e-mailu. Čtěte dál a podívejte se, jak jejich pravidlo nepoužívání e-mailu funguje – a proč.
Plná schránka? Nikdy víc!
Připomíná vám vaše schránka stále přetékající vědro zpráv? Pak jste v dobré společnosti. Spousta z nás si zvykla vypořádávat se e-mailovou schránkou ještě dlouho po pracovní době, klidně i v době dovolené, jen abychom ji dokázali udržet na únosné hranici. A to není zrovna udržitelné řešení. Vlastně vůbec. Protože všichni potřebujeme nějaký čas na odpočinek, abychom pak byli znovu schopni dobře pracovat, být motivovaní a tvořiví. Ale co s tím?
Jde to i bez e-mailu
Přesně na to ptali sami sebe lidi ze společnosti Atos a jejich odpověď byla jednoduchá: zbavit se e-mailu. V roce 2011 spustili projekt Žádné e-maily a nahradili e-mailová zmatek přesnou a cílenou komunikací. Cíle projektu nikdy nedosáhli, hlavně v oblasti externí komunikace s klienty. Ale podle jejich vlastních reportů je patrné, že denní počet příchozích e-mailů výrazně klesl – a komunikace se stala efektivnější. Nejen Atos, ale i další společnosti se snažili zbavit e-mailů a většina byla s výsledkem spokojená. Místo e-mailové schránky používají aplikace jako Skype, Trello, Dropbox, Slack a samozřejmě také klasickou komunikaci s očí do očí. Přečtěte si o pěti hlavních výhodách práce bez e-mailu.
1. Lepší soustředění
Průměrný pracovník stráví většinu dne otevíráním a zavíráním e-mailu, někdy i každých pár minut. A tak je nejlepší cestě k tomu, aby ztratil soustředění. Protože pokaždé, když přepneme svou pozornost na příchozí poštu, trvá nám několik vteřin, než se dokážeme vzpamatovat z přerušení, nezávisle na jeho délce. V podstatě pokaždé, když otevřeme e-mailovou schránku, ztratíme dvojnásobek času, který jsme mohli pracovat: Jednu část za opravdovou kontrolu e-mailu, druhou za dobu potřebnou k opětovnému soustředění. Každý, kdo se zbavuje e-mailu, tak musí přehodnotit svůj pracovní systém. Jen si představte, že byste mohli kontrolovat došlou poštu pouze dvakrát denně, s vědomím, že opravdu důležité věci si k vám najdou cestu jiným způsobem. Představte si, kolik práce byste mohli reálně udělat! Práce bez e-mailu je cestou k lépe organizované komunikace – pokud je zvládnutá dobře.
2. Více komunikačních kanálů
Bez e-mailu získáte možnost přehodnotit způsob komunikace ve vašem podnikání. Už žádné odesílání kopií, Re:RE:RE:Re:RE, už žádné uklízení schránky po spamu nějaké skupinové konverzace. Konverzace mohou zůstat v online skupinovém meetingu. Pokud nahradíte e-maily specializovanějšími diskusními skupinami na určitá témata, váš tým bude mít možnost komunikovat rychleji a lépe se soustředit. Nehledě na to, kdy píšou nebo kde zrovna jsou – kdekoli na světě.
3. Účinné nástroje pro spolupráci
Systém zpráv se netýká jen komunikace, ale hlavně spolupráce. Pokud nahradíte složitou domluvu ohledně projektu online skupinovými diskusemi, váš tým začne spíše spolupracovat. Jak nedávnou napsal redaktor amerických novin New York Times: „Mám takový pocit důvěrnosti se svými kolegy z druhé strany země, že je to až úsměvné.“
Protože díky tomu, že nahradil e-mailovou poštu aplikací Slack, může si číst, či virtuálně poslouchat diskuse, ke kterým by se pomocí e-mailu nikdy neměl šanci dostat. Ve zkratce: Práce bez e-mailů znamená víc soustředění – a kvalitnější spolupráci. A to vše pak zároveň do budoucna znamená větší motivaci a spokojenost vašich zaměstnanců.
4. Vždycky včas
Když nahradíte individuální schránky skupinovými konverzacemi na cloudu, mají všichni možnost zvládat komunikaci včas. Každý, koho do diskuse přidáte, má možnost přečíst si její historii, kdykoliv a odkudkoliv. Člen týmu odjel na týden na dovolenou, prodloužil si svátky, nebo je z jiného důvodu pryč? Žádný problém. Nový v týmu? Stačí si přečíst předchozí konverzaci a máte okamžitě přehled. Nemůže se stát, že vám někdo zapomene přeposlat zprávu (nebo vás dokonce schválně přeskočit), a nemusíte už stále přemýšlet nad tím, komu je třeba poslat co. A to pořád není celé – pokud nepřeposíláte zprávy, nemusíte stejná data zpracovávat několikrát. Nemusíte je dokonce ani ukládat. A to už nás vede k další výhodě:
5. Úspora úložného prostoru
I v digitálním světě je úložný prostor omezený. Datová paměť je sice levnější než kdy dřív, ale stejně – něco stojí. Obzvlášť pokud chcete ukládat soubory bezpečně a se zálohou. Každá zpráva znamená další data. A bez e-mailu se tak můžete zbavit přebytečných dat. Stejný e-mail odeslaný deseti spolupracovníkům se uloží desetkrát, nebo tedy jedenáctkrát, pokud počítáte i složku s odeslanou poštou. Úložná paměť znamená peníze, data znamenají zbytečně zabraný prostor, který opět znamená vyhnutelné výdaje. Výdaje, které mohou být snadno zmenšeny používáním komunikačního systému, který funguje na cloudu: Všechna data a všechny zprávy v konverzaci se ukládají do centrální paměti, přístupné kdykoliv a odkudkoliv. Méně ukládaných dat vám tak poskytuje větší finanční svobodu. A kdo by se tomu bránil?
Žádný e-mail = absolutní efektivity
Možná je pro vás tedy na čase rozloučit se s elektronickou poštou. Budoucnost práce nejspíš nebude potřebovat e-mailovou schránku. A právě proto jsme zistemo přímo propojili s aplikací Slack & Co. – abyste se vy mohli soustředit na dobře odvedenou práci. A ne na uklízení e-mailového nepořádku.
S pozdravem, zistemo
